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Asana如何帮助CityFibre的营销团队提高生产力

与发现在COVID-19大流行期间不得不缩减规模的公司形成鲜明对比的是,CityFibre的营销部门发现自己的发展呈指数级增长。到2020年初,它已经在12个城市建立了团队,并计划在来年将其扩展到30个以上。

CityFibre的营销运营经理Victoria Sanches和高级营销经理Liz Dean很快就意识到,团队需要一种更好的方式来管理跨团队的沟通和流程。

[进一步阅读:比较3种顶级项目管理工具:Trello,Monday和Asana]
寻找正确的解决方案
以前,CityFibre的沟通策略依赖于员工必须根据需要在多种不同工具之间进行切换的工具。 “我们主要将Teams用作聊天功能,” Sanches说。 “我们还使用了电子邮件,Basecamp,并且有一个用于特定创意项目的工具,但我们意识到我们需要在不同流程中多一点的结构。”

Sanches领导了一个新平台的搜索,与不同的团队进行了交谈,以更好地了解他们的需求和挑战。在将潜在工具缩小到六个选项之后,她将每种工具与该公司的需求列表进行了比较-并选择了Asana。 (其他考虑过的CityFibre是Trello,Breeze,Meistertask,Microsoft Planner,Monday.com和已经在使用的Basecamp。)

她列举了做出该决定的关键两个功能:与Office 365的集成(所有CityFibre工作人员已在使用该功能)以及个人管理自己的任务的能力。

2020年1月,企业和消费者营销团队的成员开始对该平台进行为期一个月的测试。一旦对Asana提供的功能感到满意,该公司决定将所有现有项目移出CityFibre的旧平台,并且团队很快开始与他们合作的一些外部PR机构对Asana进行测试。

根据Dean的说法,过去与代理机构合作(例如就需要共享哪些社交渠道的新闻稿进行协作)曾涉及许多手动流程。

她说:“ ​​Asana使流程得以实现。所有人需要做的就是将[项目]分配为“已发布”,然后在通过公关代理机构后,会向社交媒体代理机构发送通知,以说,“这已经付诸实践,将其推出。

她说:“这使我们能够更好地与各个机构进行合作,从而使所有人之间的联系更加紧密。”

可见性等于生产力
团队之间信息流的改善也从内部使CityFibre受益,甚至在大流行发生之前,该团队在日益增长的团队中的可视性也日益提高。

迪恩说:“我的团队有远至因弗内斯和南至伯恩茅斯的员工,因此在COVID之前,我们已经处于这种半远程的工作方式,” Dean说。 “ [以前],这是团队聊天的情况,人们会说:“这是怎么回事,那是怎么回事?”但随后您会回头查看电子邮件,发现有人错过了链条,并且[没有]得到更新。”

随着越来越多的公司再次开业,Dean的CityFibre同事中的更多人都撤离了该领域,并可以使用Asana移动应用程序继续保持最新的工作状态。 (随着营销团队的不断壮大,Asana现在也已成为入职流程的一部分;新员工正在接受培训,并鼓励他们参加大使计划。)

对于Sanches而言,无法标记某人到办公室来获取项目更新,这增强了使用适当的协作工具的重要性。因为她的团队是跨职能的,所以改善了对项目阶段的可见性以及更具结构化的工作方式,这些都带来了好处。

她说:“我认为,总的来说,它使我们能够停止工作,而实际上只是专注于交付事物,而不是试图查找信息并将其手动放入某种结构中。”

它也允许新员工投入使用,因为他们可以立即看到团队正在做什么以及处于什么阶段的项目。

CityFibre现在拥有约70名员工的许可证,虽然Asana主要用于CityFibre的营销工作,但Sanches计划将其收益推给整个公司。

她说:“我们并不是说Asana是所有部门的合适人选,因为我们的要求与其他部门肯定不同。我们的计划是确保企业了解采用此方法的好处。整个团队的结构类型。